Conservación de la documentación PBC: qué guardar y 10 años

Resumen en 30 segundos

Conservar la documentación parece la obligación más sencilla de la ley, pero es la que decide una inspección: si no puedes enseñar lo que hiciste, a efectos prácticos es como si no lo hubieras hecho.

Qué hay que conservar

El artículo 25 de la Ley 10/2010 exige conservar la documentación en la que se formaliza el cumplimiento de la ley. En la práctica, dos bloques:

• La diligencia debida de cada cliente: copia de los documentos de identificación, la identificación del titular real, la información sobre el propósito de la relación y el origen de los fondos, y el resultado de las comprobaciones en listas de sanciones y PEP. Te explicamos qué documentos de identidad valen
• Los registros de las operaciones: original o copia con fuerza probatoria de los documentos que acrediten cada operación, quién intervino y la relación de negocio

A eso se suman los documentos de tu propio sistema de prevención: el manual, el análisis de riesgo, los registros de formación y el rastro de cada examen especial, se haya comunicado o no al SEPBLAC.

Desde cuándo se cuentan los 10 años

El plazo empieza cuando termina la relación de negocio o, si se trata de una operación suelta, cuando se ejecuta la operación. Un cliente con el que sigues trabajando no tiene fecha de caducidad: su expediente se conserva mientras dure la relación y diez años más.

Quién puede acceder pasados 5 años

La ley limita el acceso con el tiempo. Transcurridos cinco años desde que termina la relación o se ejecuta la operación, la documentación solo puede consultarla el órgano de control interno del sujeto obligado, incluidas las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, quienes se encarguen de su defensa legal. Es decir: se conserva, pero deja de estar al alcance de cualquier empleado.

Si no sabes quién forma ese órgano en tu empresa, lo explicamos en nuestra guía del órgano de control interno.

Papel o digital

La ley no obliga a guardar papel. Lo importante es que la documentación esté íntegra, sea legible y puedas recuperarla cuando te la pidan. Un escaneo que nadie encuentra o una carpeta compartida sin orden no cumplen esa función.

Errores habituales

• Guardar el DNI del cliente pero no el resultado del screening, ni cuándo se hizo
• Destruir expedientes a los 5 años confundiendo el plazo de acceso con el de conservación
• Contar el plazo desde el alta del cliente en lugar de desde el fin de la relación
• Tener la documentación repartida entre correo, papel y carpetas personales

¿Cuál es tu riesgo real?

Si el SEPBLAC te pide mañana el expediente de un cliente de hace seis años, ¿podrías entregarlo completo? Si la respuesta es "no sé", tu exposición es alta: las deficiencias en la diligencia debida pueden constituir infracciones graves, con multa mínima de 60.000€ (Art. 57). Repasa los importes en nuestra guía de multas de la Ley 10/2010, y cómo actuar ante un requerimiento del SEPBLAC.

Cómo SimplifiAML resuelve esto

• Un expediente por cliente con documentos, titular real y screening en el mismo sitio
• Cada comprobación registrada con su fecha
• Documentación conservada de forma ordenada durante el plazo legal
• Expediente exportable en segundos cuando te lo piden

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Fuentes

• Ley 10/2010, de 28 de abril — BOE — Arts. 25 y 57